Steeds meer organisaties in België maken oefeningen om nieuwe, toekomstgerichte werkvormen in te voeren. Ze overwegen daartoe ook een meer centraal aangestuurd beheer van hun ingehuurde flexibele talenten, wat de organisatie slagkracht moet geven en meer ‘agile’ maken.
Dat dit meer efficiëntie en een aanzienlijke kostenbesparing oplevert is snel duidelijk. De vraag die zich echter ook snel stelt is ‘extern talent centraal beheren, zelf doen of uitbesteden?’
Uitbesteden doe je aan een MSP partij, een managed service provider, een derde partij die de regie van je inhuurproces van je overneemt en optimaliseert.
De keuze van een MSP partner is zeker geen gemakkelijke oefening. MSP’s (en VMS systemen) komen immers in vele smaken en kleuren. Bovendien is het uitbesteden van het beheer van ingehuurde talenten niet altijd een succesverhaal. Goed vergelijken en kiezen op basis van de juiste gegevens en inzichten is het geheim. Wij geven u 6 tips mee om u alvast op weg te helpen.
Tip 1 – Ken uw noden
Een inhuur programma is altijd maatwerk! Geen enkel bedrijf heeft dezelfde noden, dezelfde visie over de ideale toekomst, identieke doelstellingen, budgetten, arbeidsmarkt, enz. Het is dus aangewezen dat u weet waar u nu staat: wie huurt wat en waarom in? Hoe verloopt dit proces? Wat kan beter? Wie zijn de betrokken partijen? Zijn we tevreden? Waarom niet?, …
Kijk ook naar de toekomst: hoe flexibel moet uw organisatie zijn de komende 3 tot 5 jaar? Hebt u flexibiliteit in ‘handjes’ nodig of eerder ‘kennis’? Hoe ziet het ideale, efficiënte inhuurproces er uit? Waar legt u de lat wanneer het over kwaliteit of kosten gaat?, Hoe gaat u eenvormigheid (compliancy) aan wet- en regelgeving borgen?, Wie wordt de eindverantwoordelijke voor het inhuren van externen?, ….
En tot slot: is er draagvlak bij de directie om te veranderen of eventueel uit te besteden? Is er budget? Is het voldoende helder wanneer u dit alles een succes noemt, m.a.w. wat levert het op?
Tip 2 – Ken uw doelstellingen: directe kostenbesparingen vrs. indirecte besparingen
Kostenbesparing is een van de voornaamste redenen voor Inkoop Managers om uitbesteden aan een MSP te overwegen. En het is ook een gekend verkoopargument van de MSP dienstverleners.
In het eerste jaar van het programma zijn de kostenbesparingen aantoonbaar en te berekenen in harde euro’s. Daarna schakelen de betere MSP-aanbieders over naar een meer strategisch adviserende rol om de kwaliteit van het ingehuurde talent en de dienstverlening van de leveranciers te verbeteren. Ook proces optimalisaties, bijvoorbeeld door verdere technische integraties zijn veel geziene acties in deze fase. Sommige klanten beschouwen dit niet meer als kostenbesparingen, wat natuurlijk niet het geval is. Bedenk echter dat uit literatuur (o.a. SIA, Ardent Partners, …) blijkt dat de indirecte kostenbesparingen aanzienlijk kunnen zijn, en zelfs fors meer dan uit directe besparingen te halen is.
Enkele voorbeelden:
Vermijden van ‘maverick spend’, betere budget controle : – 3,5%
Meer correcte facturen, minder administratief werk: – 1%
Gegarandeerd betalen binnen betalingstermijn, korting leveranciers: – 1%
Controle op functieprofielen en bijhorende tarieven: – 1%
Opvolgen van de prestaties en diensten van leveranciers: -2%
Centraal beheren van het inhuurprogramma, tijdbesparing van uw managers: -2%
Automatiseren van (delen) van het inhuurproces: tot – 15%
Via de MSP inbreng van kennis en expertise van specialisten en/of andere klanten: – 2%
Zaak is dus om te weten welke doelstellingen u nastreeft: enkel direct besparen, of beide, direct én indirect. En vervolgens die MSP – partij te kiezen die het best in staat zal zijn dit doel te realiseren.
TIP 3 – Voorzie altijd een exit plan
Net zoals wanneer je verliefd bent en aan trouwen denkt, moet je ook bij de keuze van een MSP partner op voorhand denken aan het scenario voor wanneer het fout loopt. Uitbesteden van uw inhuur is een strategische oefening en de impact van de verandering op uw organisatie is behoorlijk groot. Wanneer u na verloop van tijd nog eens van partner wisselt, kan dit tot veel frustratie én grote kosten leiden. De MSP en bijhorende VMS kunnen soms erg verweven zitten in uw organisatie en niet zonder slag of stoot vervangen worden.
Kies daarom voor een MSP partner met een duidelijke exit strategie: hoe zorgen ze er voor dat uw leveranciers betaald worden gedurende de transitieperiode?, hoe zullen de ingehuurde talenten worden overgedragen?, Wat gebeurt er met de data in het VMS? , …
TIP 4 – Strategische partner
Om uw inhuurprogramma op termijn naar een hoger niveau te tillen, bent u op zoek naar een partner, niet een leverancier. De ideale MSP is de bondgenoot, van u en uw team, maar ook van uw leveranciers. Zij bieden u inzicht in al hun kennis en kunde, contacten en ervaringen. Zij staan open voor innovaties en investeringen om uw doelen te bereiken. Elke MSP kan kostenbesparingen realiseren, maar de echte waarde zit in een partner die voor de lange termijn gaat en u naar inhuurvolwassenheid brengt.
Tip 5 – MSP is altijd maatwerk
We hebben hierboven al toegelicht hoe belangrijk het is inzicht in uw noden en uw doelen te hebben. Daardoor is een inhuurprogramma altijd maatwerk, er is niet 1 miraculeuze oplossing die voor elke organisatie van toepassing is. De betere MSP-partijen analyseren uw huidige situatie en uw wensen en ontwikkelen vervolgens een ‘op maat’ programma.
TIP 6 – kies een MSP met kennis van MSP, uw sector én van VMS technologie
De betere MSP dienstverleners hebben in hun team niet alleen medewerkers met MSP ervaring maar ook met kennis van de eigenheden van de sector waarin uw bedrijf actief is. Denk aan kennis en inzichten in de arbeidsmarkt, typische wet-®elgeving, trends en ontwikkelingen in uw sector, uw concurrenten, leveranciers van niche talent, … Binnen het team moet er ook een sterk back office zijn ter ondersteuning (facturatie, juridisch advies, financieel, …) en zeker ook een expert in VMS technologie.
Vraag dus bij de keuze van uw MSP leverancier altijd naar de teamleden en hun ervaringen en expertise zowel met MSP dienstverlening als binnen uw sector.
Marleen Deleu van The Flex Academy adviseert organisaties bij het centraliseren van hun ingehuurde talenten. Ze is co-auteur van het unieke vergelijkend onderzoeksrapport van 13 MSP -dienstverleners in Nederland en België. Het rapport telt meer dan 135 pagina’s en is gratis te downloaden op www.theflexacademy.be.