« terug naar overzicht

Hoe gereed voor de toekomst bent u?

Een nieuw jaar, een nieuwe focus? Hoe gereed voor de toekomst bent u?

Daar zijn we weer! Hoe is het jaar voor u begonnen?
2016 is al even gestart, maar ik wens u alsnog een sprankelend jaar toe, vol mooie momenten en bijzondere verrassingen!

En uiteraard ook veel zakelijk succes gewenst waarbij u een enorme boost kan geven aan uw organisatie, onder meer door dit jaar de focus te leggen op de ingehuurde talenten in de onderneming.

Want focus op ingehuurd talent levert u aantoonbaar veel op:

  • minder kosten
  • minder risico
  • betere kwaliteit
  • een verhoogde efficiëntie

Dat wilt u toch ook?

Om u hiermee te helpen deel ik in dit artikel enkele praktische tips waar u mee alvast aan de slag kan.

Hoe begint u het best? Wat moet u doen om in 2016 de focus te leggen op ingehuurde talenten? Ontdek hieronder mijn 5 tips voor de eerste stappen naar een meer flexibele en wendbare organisatie.

Tip 1: Breng uw inhuur in kaart
Zorg dat u overzicht hebt wie waar wanneer werkt, met welk contract, aan welke tarieven, via welk leverancier, … Ingehuurd talent gaat veel verder dan wat uitzendkrachten! Tegenwoordig vindt men ingehuurde medewerkers in alle beroepscategorieën en op alle niveau’s in een organisatie terug, soms werken ze virtueel voor uw organisatie van op een werkplek aan de andere kant van de wereld; u kan zelfs robots tijdelijk inhuren.
Het is eigenlijk heel logisch: wat je niet ziet, kan je niet verbeteren. Daarom is de eerste stap in uw aanpak het transparant maken van uw volledige populatie ingehuurd talent.

Tip 2: Breng de risico’s in kaart
Stelt u zich vervolgens enkele cruciale vragen. Loopt uw bedrijf met het ingehuurde talent enig juridisch risico? Voldoet u aan alle wettelijke bepalingen en verplichtingen? En zo neen, wat zijn de mogelijke gevolgen voor het bedrijf: wie kan ons vervolgen en wat riskeren we dan?
Onderzoek andere mogelijke risico’s zoals onbetrouwbare leveranciers, afdelingen die de interne procedures niet volgen, mogelijke schaarste op de arbeidsmarkt aan bepaalde profielen, …

Tip 3: Breng de kosten in kaart
Goederen en diensten inkopen aan de beste prijs & kwaliteit voorwaarden is in de meeste organisaties de rol van de inkoopafdeling. Historisch gezien heeft inkoop zich zelden of nooit bezig gehouden met ingehuurd talent. Ze missen de nodige kennis van zaken, denken dat het niet zo een omvang heeft, onderschatten het fenomeen want het is maar ‘tijdelijk’ en dus niet de moeite waard. Resultaat is dat in de meeste ondernemingen geen zicht is op ‘de spend’ voor ingehuurde talenten:

  • Hoeveel geld geven we aan wie uit?
  • Is wat we betalen marktconform?  
  • Zijn de facturen correct?
  • Wat zijn onze indirecte kosten voor het inzetten van grote aantallen externe talenten? 
  • Wat is onze ROI?

Het inkopen van talent is veel meer dan enkel de beste tarieven onderhandelen, het gaat immers over competenties, ervaring, geschiktheid en beschikbaarheid. Veel inkopers lijken dit nog steeds niet te beseffen, en brengen niet het volledige plaatje in kaart! Met alle risico’s op verlies aan kwaliteit voor uw organisatie, dat spreekt voor zich.

TIP 4: Teken het huidige inhuurproces uit
Dit kan een hele klus worden, maar uiteindelijk levert het op. U zal versteld staan van de vele (vaak onnodige) processtappen, de tientallen actoren, de manuele handelingen en het gebrek aan uniforme aanpak of mogelijkheid om te meten en rapporteren, laat staan om te verbeteren. Hier lekt het geld weg, uw geld! De business verliest onnodig veel tijd, de kwaliteit van de dienstverlening van uw leveranciers is ondermaats, wat u niet kan meten, kan u ook niet verbeteren, … Procesoptimalisatie levert als snel een besparing van 5 tot 10 % en meer op! Waar wacht u op?

TIP 5: Bevraag alle betrokken partijen. Vergeet zeker niet deze minder evidente stakeholders.
Ingehuurd talent wordt door de business ingezet om wille van hun expertise, maar ook de snelheid én de tijdelijkheid waarover ze over deze expertise kunnen beschikken. Business managers die ingehuurd talent inzetten hebben geen enkele formele, juridische baas-werknemer hiërarchische relatie met deze talenten. Wat zijn realistische verwachtingen die de business mag hebben ten aanzien van de dienstverlening van de leveranciers? Welke overwegingen moeten leidinggevenden maken om de meest ideale leiderschapsstijl ten aanzien van de flexibele talenten in te zetten? Welke rol willen cq. moeten de leveranciers in deze spelen? Betrek zeker uw leveranciers in uw oefening!

Wanneer op grote schaal wordt ingehuurd, komt het hele proces altijd bijeen op de boekhoudafdeling. Zij zijn daardoor een grote bron van informatie (én frustratie): wie zijn de leveranciers? Welke tarieven betalen we? Welke facturen zijn fout en waarom is dat? Wat kan anders/beter?

Hoe zit het met kennisdeling en het borgen van de kennis die extern ingehuurd talent meebrengt dan wel ontwikkeld tijdens hun verblijf in uw organisatie? Wie is hier mee bezig in uw bedrijf? HR? Vergeet dit thema niet, het is cruciaal om als organisatie toekomstgericht te ondernemen.

Wie verzorgt nu het hele on-boarden van uw ingehuurd talen? Wie verdeelt de badges, de laptop, …? Deze afdeling kan u helpen met vragen zoals ‘Wie heeft toegang tot het bedrijf?, Wie loopt er waar rond en heeft toegang tot wat?’, …

Overleg met de juridische afdeling: vaak werken partijen met erg verouderde contracten, of erger nog, zonder contract. Wie zijn de freelancers, de onderaannemers, …? Wie is waarvoor aansprakelijk? …

Allemaal vragen met verstrekkende gevolgen voor uw bedrijf als het niet goed is geregeld!

Hier is waarom u dat wél zou moeten doen:

  • Het is wettelijk verplicht!
    Om in België in regel te zijn met de wet van 10/01/2013 inzake aannemingsovereenkomsten hebt u een bijkomende informatieverplichting (in geval van vakbond in uw bedrijf)
  • Juridisch risico!
    Bent u zeker dat uw bedrijf voor elk ingehuurd talent een schriftelijke overeenkomst heeft ondertekend? Geen contract staat gelijk met verboden terbeschikkingstelling! (wet van 10/01/2013 inzake aannemingsovereenkomsten)
  • Optimaal talentbeheer
    Uw HR beleid slaat enkel op uw eigen medewerkers. 20 tot 30% van wie in uw bedrijf werkt, is daardoor niet aangesloten op HR initiatieven en dus ook niet op de hoogte van de missie en visie van uw bedrijf. Zo haalt u zeker niet het beste uit hun talenten voor uw bedrijf!
  • Controle van uw kosten
    Krijgt u waar voor uw geld? Betaalt u de correcte prijs? Maakt u niet veel indirecte kosten doordat uw leidinggevenden veel tijd verliezen met het regelen van de inhuur?

Wat zal er veranderen in uw organisatie zodra u dit allemaal wel goed geregeld hebt?

  • uw bedrijf wordt meer competitief! U krijgt immers toegang tot talent dat u voordien niet had;
  • de winstgevendheid van uw bedrijf verhoogt omdat u kan sturen op de kostprijs van alle personeel;
  • de beleving van uw klanten verbetert doordat u beter het juiste talent op de juiste plaats kan inplannen;
  • alle juridische en andere risico’s zijn onder controle, en dus ook de mogelijke kost hiervan.

Vooruitstrevende bedrijven nemen een voorsprong op hun concurrenten en investeren in hun flexibele schil! Hoe voorbereid bent u op de veranderingen volgende week, volgend jaar, over 5 jaar? Als u een ongemakkelijk gevoel krijgt van deze vragen, dan heb ik mijn job goed gedaan. U moet immers vandaag bezig zijn met uw organisatie van morgen.

Bent u het eens? Of hebt u toch bedenkingen? Reageer en deel uw mening of ervaring.