Dit is u bekend, zo is het tot nu toe altijd geweest …
Twee bedrijven, beide actief in eenzelfde vergelijkbare markt en sector. Desondanks hebben ze ieder een andere personeelsstrategie in verband met het wendbaar maken van de organisatie en het inzetten van flexibel personeel.
Het eerste bedrijf organiseert zich rond een relatief kleine kern met vaste medewerkers en daaromheen externe flexkrachten ingehuurd in allerlei contractvormen.
Het tweede bedrijf streeft er naar te voorzien in de flexibiliteitsbehoefte met de eigen medewerkers, die op meerdere functies inzetbaar én op uiteenlopende momenten beschikbaar zijn. Zij kiezen dus voor een maximale interne flexibiliteit.
Beide situaties heb ik in de loop van mijn carrière in zeer diverse sectoren en bij erg uiteenlopende grootte van bedrijven gezien. Bedrijven maken blijkbaar een afweging tussen interne of externe flexibiliteit en organiseren zich vervolgens om het gekozen flexibiliteitsmodel optimaal te laten functioneren.
Maar deze oude oplossingen werken niet meer in de nieuwe wereld anno 2015!
Onze economie is immers steeds meer turbulent, waardoor bedrijven telkens sneller moeten inspelen op veranderende omstandigheden. Dit vereist in toenemende mate een organisatie die projectmatig werken mogelijk maakt. Hierdoor ontstaat een grondige verschuiving in de nood aan flexibiliteit, weg van de traditionele uitvoerende functies uit het verleden. In de oude economie lag de interne én externe flexibiliteit voornamelijk op het operationele niveau. Vandaag zoeken bedrijven naar hoog opgeleide specialisten die ze op een flexibele basis willen inzetten op kritische functies binnen het project of in het bedrijf. Waarschijnlijk hebt u deze stille revolutie ook opgemerkt, de trend die nog steeds uitdijt: bedrijven zijn steeds meer opgebouwd als los-vaste gehelen.
Moderne bedrijven kan u nog het best vergelijken met een voetbalploeg, een filmset of met een orkest: de kernspelers zijn doorgaans ingehuurd op tijdelijke basis maar scoren wel de winnende goals of spelen de hoofdrol. De vaste rollen zijn eerder ondersteunend en faciliteren de werking van de experten.
Waar vraag is, is ook aanbod: ‘experten’ zijn niet langer op zoek naar een vaste baan. Zij willen zich ontwikkelen en bijleren door hun kennis en kunde in te zetten op projecten. Ook de jongeren die nu op de arbeidsmarkt komen, zijn opgegroeid met nieuwe technologie om ‘any place, any time, any how’ te werken. Zij functioneren minder goed in de klassieke patronen, en doorbreken langzaam maar zeker het oude silo-denken in bedrijven.
Wat is dan wijsheid? Hoe spelen bedrijven het best in op al deze veranderingen?
Uit ons recente onderzoek naar gangbare VMS systemen (dit zijn it-systemen die het inhuurproces van extern talent ondersteunen) in Nederland en België blijkt dat ook in onze contreien steeds meer bedrijven beide visies uit het verleden over flexibele arbeid met elkaar combineren. Niet langer interne of externe flexibele arbeid, maar interne én externe flexibele arbeid. Ze kiezen als het ware voor ’the best of both worlds’ en gaan voor ‘Total Talent Management’. HR-technieken worden dan toegepast voor de hele populatie: vast én flex, intern én extern.
Er is geen standaard vuistregel over hoe groot de ideale flexibele schil in uw bedrijf moet zijn.
De ideale verhouding tussen interne en externe flexibiliteit is echt maatwerk. De ideale omvang én vorm van de interne én externe flexibiliteit worden pas duidelijk na analyse van een hele reeks parameters (denk aan werkaanbod, e.d.) en, waarom niet, gesprekken met uw klant(en).
Een van de volgende stappen die een bedrijf dan kan zetten, is een vernieuwd, inclusief HR-beleid implementeren waarin duidelijke afspraken en regels zijn over welke contractvormen voor welke profielen of situaties worden ingezet, welke investeringen in bijvoorbeeld opleiding of tooling nodig, c.q. verantwoord zijn, etc. … Goed werkgeverschap, maar dus ook toegepast op de extern ingehuurde talenten!
Deze aanpak maakt het ook mogelijk om met uw beste leveranciers van flexibele arbeid te groeien naar strategische partnerships. Meer externe flexibiliteit op kritische functies, en dit in een arbeidsmarkt waar talent schaars wordt, daar wilt u immers geen risico’s lopen! HR beheert de eigen, interne talenten, de externe partners beheren voor u de ‘pools’ met externe talenten. Door een nauwe en wederzijds transparante samenwerking op te bouwen, slagen bedrijven en hun leveranciers er in steeds het juiste aantal gekwalificeerde talenten beschikbaar te hebben, intern én extern. Hier ligt voor HR wel een uitdaging: in de meeste bedrijven (althans dat is mijn ervaring) heeft HR zelden of nooit bemoeienis met de ingehuurde experten. Traditioneel houdt HR zich uitsluitend bezig met de vaste medewerkers en met uitzendarbeid.
Strategische partner-leveranciers denken proactief mee met uw organisatie en uw lange termijn strategie. Ze zijn bereid zelf ‘out of the box’ te denken en zelf te innoveren om uw situatie te verbeteren. Dit is meteen een oproep aan leveranciers om de uitdaging aan te gaan: organiseer je als leverancier met als doel door te groeien naar de status van klantenpartner. Dit vereist een andere visie, een andere aanpak, een ander team. Anders, maar zo veel leuker om te doen: groeien van leverancier naar klantenpartner gebeurt immers op basis van vertrouwen. En vertrouwen moet je verdienen, door de verwachtingen te overtreffen, telkens opnieuw, en door je zo blijvend te onderscheiden van alle andere leveranciers. De status van klantenpartner is een beloning voor je inspanningen. Wat je er voor terug krijgt, is erkenning, referentie, innovatie, optimalisatie, schaalgrootte, motivatie, … Heel veel dus!
Leveranciers beheren en groeien naar partnerships: hier is een belangrijke rol voor de Inkoopafdeling in bedrijven weggelegd. Dit niveau van samenwerking vereist immers een visie die het niveau van het pure prijskopen overstijgt! Helaas blijft in veel bedrijven het inkopen van externe, flexibele arbeid nog steeds hangen in het pure drukken van de prijs, en kijkt Inkoop zelden naar het hele plaatje: proces optimalisatie, zichtbaarheid, risico beheer, 
lange termijn visie, schaarste op de arbeidsmarkt, win-win, … Allemaal items die te maken hebben met goed opdracht-geverschap. Er is in veel bedrijven nog veel te winnen voor Inkoop op dit punt! Vandaar mijn advies: inkoop, ga het gesprek aan met leveranciers en deel uw langetermijn visie en plannen! Meer productieve en gemotiveerde externe talenten en leveranciers helpen u immers veel geld te verdienen …
Met het simpel invullen van vacatures heeft deze manier van inzetten van tijdelijke krachten steeds minder te maken, zo veel mag duidelijk zijn. Pools met talenten zijn dé ideale basis om toekomstgericht te ondernemen!
Een bedrijf dat er in slaagt de pools aan flexibele krachten, intern én extern, op elkaar af te stemmen, krijgt hiervoor garanties over continuïteit, kwaliteit en beschikbaarheid terug.
Mijn advies aan bedrijven: stem nu uw interne én externe flexibele arbeid op elkaar af! De toekomst is een boeiend avontuur, maar houdt ook veel risico’s in. Daarom zullen bedrijven steeds meer beroep moeten doen op externe kennis en kunde, en gedwongen zijn om vast en flexibel personeel op een holistische wijze te benaderen. Flexibility is the new normal! Uw bedrijf wilt met zekerheid de best gekwalificeerde en meest gemotiveerde medewerkers ter beschikking hebben. Het is daarom tijd om anders te gaan denken over organisatie van arbeid: integraal en zonder beperkingen. Door als eerste de nieuwe strategie van ‘Total Talent Managent’ inzetten, en zo klaar te zijn voor uw concurrent het is, hebt u uw succesfactor zelf in handen!
Samengevat, onze tips:
- Denk als bedrijf strategisch na over welke talenten in de komende 3 tot 7 jaren nodig zijn
- Benader uw interne én externe flexibiliteit holistisch, als één geheel. Maak een meer-jaren plan: bepaal helder welk talent u wilt op vaste en/of op flexibele basis
- De rol van HR én van Inkoop verandert; beide spelen apart en in hun samenwerking een cruciale rol in het slagen van deze nieuwe personeelsstrategie
- De betere leveranciers investeren en organiseren zich om door te groeien tot uw betrouwbare klantenpartners: ze voegen waarde toe aan uw bedrijf
- Klantenpartners beheren uw externe pools met talenten, volledig in lijn met uw bedrijfsstrategie
- Dit is een ‘reis’: de veranderingen in hoe we werken, stoppen nooit meer! Schep een cultuur in uw bedrijf waarin verandering niet langer een bedreiging is maar een uitgangspunt
Marleen Deleu heeft jarenlange ervaring als klanten-partner voor grote bedrijven waarvoor o.a. externe pools ‘op maat’ van de lange termijn strategie van het bedrijf werden ingericht. Met haar eigen bedrijf recente onderzoek helpt ze bedrijven intern en extern talent met elkaar te verbinden.
The Flex Academy helpt u met het beantwoorden van vragen zoals:
- Is uw beleid rond inhuur van extern talent in lijn met uw bedrijfsstrategie?
- Hoe scoort uw inhuurstrategie op kritische punten zoals visibiliteit en transparantie, meetbaarheid, risicobeheer, eenvormigheid, …? Waar lekt het geld weg? Welke specifieke ‘pijnpunten’ zijn er? Wat kan worden geautomatiseerd en hoe moet dat dan?
- Hoe goed kent u uw totale populatie talenten?
- Hoe kan u kosten besparen door slimmer te plannen?
Wij maken de inventarisatie van de huidige knelpunten en leveren een helder rapport met aanbevelingen voor verbetering. Desgewenst begeleiden we ook de implementatie. The Flex Academy biedt ook advies aan leveranciers om klanten-partner te worden en adviseert bedrijven bij uitbesteding, bijvoorbeeld bij de keuze van MSP partner.